الجواب المباشر: أجب خلال المهلة المكتوبة وبالقناة المحددة، حتى إن كانت بعض الوثائق قيد الإصدار. أرفق شرحاً وإثبات طلبها، واطلب تمديداً إذا كان مسموحاً. رتّب الملفات واكتب رقم الطلب واحتفظ بإثبات التسليم. مثال: شهادة أجنبية قيد الانتظار تُرفق معها إيصال القنصلية وتاريخ متوقع. المصدر: بوابة الهجرة ومديرية الشرطة؛ تحقق 24/10/2026.
على من تنطبق: من تلقى طلب استكمال ويجب أن يرسل الوثائق المطلوبة تحديداً ضمن المهلة المكتوبة.
الخطوات العملية: 1) اقرأ طلب الاستكمال وسجّل المهلة لكل مستند؛ 2) جهّز النسخ المطابقة والترجمات أو التصديقات فقط إذا طلبتها القائمة؛ 3) أرسل المستندات عبر البوابة أو القناة نفسها مع تسمية المرفقات برقم الملف؛ 4) احفظ رقم البروتوكول والإيصال وتابع الحالة حتى يؤكد المكتب الاستلام.
الوثائق التي يجب الاحتفاظ بها: رسالة الاستكمال وقائمة المرفقات وإثبات الإرسال والهوية ونسخة الملف.
المواعيد والتكاليف القابلة للتحقق: المهلة هي المذكورة في الإشعار؛ قد لا يكفي الإرسال بعد انتهائها.
الاستثناءات والحالات الخاصة: لا تضف بيانات غير مطلوبة أو أصولاً؛ إذا تعذر مستند فاشرح وأثبت التعذر.
إذا توقفت الإجراءات: إذا تعطل القناة احتفظ بإثبات المحاولة واستخدم العنوان المحدد واطلب تمديداً إذا كان مسموحاً.
مثال عملي: يتلقى الشخص طلب كشف راتب فيرسله ضمن المهلة مع قائمة ويحفظ الإيصال.